ビジネスにおいて、コミュニケーションは多くの場合、会議によって行われます。特に部署を横断したプロジェクト、顧客へのプレゼンテーションや報告、役員へのプレゼンテーションなどでは、会議の重要性が高くなります。効果的な会議の運営方法を紹介しましょう。

前回は、【ステップ１】フロントローディング（会議前の前倒し作業）を紹介しました。会議におけるあなたの影響力と会議の結果を改善することで、チームや組織の生産性を容易に高めることができます。今回は、【ステップ２】フォーカス（会議中）、【ステップ３】フォロースルー（会議の最後と会議後）という３ステップの後半のプロセスを紹介します。

【ステップ２】　フォーカス

高度にフォーカスされたミーティングを成功させるのは簡単ではありません。的確なビジョンをつくり上げ、適切な人材を集めたら、今度は最優先事項の達成に集中しなくてはなりません。重要なことにフォーカスされたミーティングが実現するように、各出席者の役割を明確にしましょう。リーダー、ファシリテーター、記録係、書記、タイムキーパー、チームメンバーといった各役割を担当する人をはっきりと指名します。

明確な目的と素晴らしい目標があっても、会議は簡単に軌道を外れてしまいます。そこでチームメンバーの1人を会議の「交通整理係」に指名します。会議の目的に関係ない問題が提起されたら、交通整理係は「その件は駐車場に置いておきましょう」といって、フリップチャートか１枚の紙にその問題を記録しておき、会議の最後に、駐車場に置かれた問題について今後討議する必要があるかどうかをメンバーに問います。交通整理係は、会議の目的と目標によって設定された「ガードレール」の枠内から会議が外れないよう努める存在です。

【ステップ３】　フォロースルー

十分に準備をして、フォーカスされた会議を行ったにもかかわらず、会議後のフォロースルーを怠った場合、目標を達成できないリスクが高まります。実際の仕事は会議後も継続しているものです。フォロースルーを確実に行うため、続けて以下のステップを実行しましょう。

• 決定した項目のスケジュールを確定する
• 行動項目、責任者、期限を記録する（会議の記録係は、会議の議事録にこれらの項目を加え、すべての出席者にコピーを送る）
• 出席者に対して、各自のスケジューリングに反映させる

フロントローディング、フォーカス、フォロースルーを行うことで、会議はプロジェクトやビジネスの成功に役立つ強力なコミュニケーション手段となり得るでしょう。

【補足】効率的な会議を進める「ミーティング・プランナー」

フランクリン・プランナーでは、会議を効果的に運営するためのツールを準備しています。

「ミーティング・プランナー」というフォームがそれで、これまで紹介したようなポイントを押さえながら、会議を管理できます。使い方はいたってシンプルで、フォームに記載されているテーマに従って記入していけばＯＫです。

「ミーティング・プランナー」は、１回のミーティングに１枚ずつ利用できるようになっており、タイトル、目的、場所、出席者、議題、決議事項、準備事項、委任事項、メモなどを書き込むことができます。これを利用することで、プロジェクトの管理やチーム内の業務管理だけでなく、顧客との打ち合わせなど、あらゆるミーティングを効率的に進めることができます。